Dans le détail
Les pièces, déposées en ligne et vérifiées une par une
Vous choisissez les pièces demandées pour chaque salle et pour chaque profil : attestation d'assurance, justificatif de domicile, statuts d'association. Le demandeur les dépose depuis son lien de suivi ; vous acceptez ou refusez chaque pièce avec un motif. Une pièce remise au guichet se coche aussi.
Les fichiers sont stockés de façon privée, sous un nom aléatoire, et supprimés trois mois après la fin de la réservation.
Une convention générée, figée et numérotée
Convention de mise à disposition, contrat de location ou lettre d'engagement : vous choisissez l'intitulé et vous écrivez votre propre texte, avec des champs remplis d'office (parties, salle, dates, montant, caution, assurance, référent, contacts d'urgence).
Chaque document reçoit un numéro par commune et par année. Si le dossier change, une nouvelle version remplace la précédente, sauf si elle est déjà signée.
La signature électronique, sans prestataire
Le demandeur lit le document depuis sa page de suivi, donne son accord, puis saisit un code reçu par e-mail. La mairie signe à son tour depuis le dossier. Une fois signée par tous, la pièce est reçue d'office et le dossier avance.
Un dossier de preuve horodaté (document, empreinte, signataires, étapes) se télécharge à la demande.
Un historique de chaque décision
Qui a demandé le dossier, validé une pièce, approuvé ou refusé, et quand : tout est noté dans l'historique de la réservation et dans le journal de la commune.
Questions
La signature électronique a-t-elle une valeur ?
Il s'agit d'une signature électronique simple au sens du règlement eIDAS, accompagnée d'un dossier de preuve. Une signature manuscrite reste possible : la pièce se coche alors à la main.
Peut-on garder notre propre modèle de convention ?
Oui : vous écrivez votre texte, Salleo y place les informations de chaque réservation.