Le parcours de l'habitant
Le demandeur doit-il créer un compte ? Voit-il le prix qui le concerne avant d'envoyer sa demande ? Le parcours fonctionne-t-il bien sur téléphone ? Un parcours trop long ramène les demandes au guichet.
Salleo : pas de compte, un code reçu par e-mail ; le tarif dépend du profil et de la commune de résidence ; tout le parcours est pensé pour le téléphone.
Vos tarifs et vos règles
Le logiciel doit suivre votre délibération, pas l'inverse : tarifs par profil, créneaux (soirée, week-end, journée, heures), options et frais, gratuités, délais de réservation, fermetures.
Les dossiers et les données personnelles
Où sont stockées les pièces justificatives, qui peut les lire, et quand sont-elles supprimées ? Les agents ne voient-ils que leurs salles ? Ces questions engagent la commune au titre du RGPD.
Salleo : stockage privé, liens d'accès de quelques minutes, suppression trois mois après la location, réservations anonymisées après deux ans, agents limités à leurs salles.
La convention, la caution, la régie
La convention est-elle générée avec votre propre texte ? Peut-elle être signée en ligne ? La caution est-elle suivie jusqu'à sa restitution ? Le paiement en ligne est-il proposé (par exemple par PayFiP) ?
Salleo : convention figée et numérotée, avec votre texte, signée en ligne par code ; caution suivie avec retenue motivée. Le paiement en ligne n'est pas proposé aujourd'hui : l'encaissement reste à votre régie.
La comptabilité
Le logiciel produit-il un export au format de votre logiciel financier, ou faut-il tout ressaisir ? S'agit-il d'un fichier à importer ou d'une connexion directe ?
Salleo : export Excel et fichier CSV M57 (article 70641) à importer dans Hélios, Magnus ou JVS-Mairistem ; ce n'est pas une connexion directe.
Le terrain
Les états des lieux se font-ils sur téléphone, avec photos et signatures ? Le matériel prêté est-il suivi ? Les services techniques sont-ils prévenus de ce qu'ils ont à faire ?
Le contrat
- le prix est-il public, et dépend-il du nombre de salles ou d'options payantes ?
- y a-t-il un engagement de durée ?
- que deviennent les données si vous arrêtez ?
- qui vous répond quand vous avez une question ?
- pouvez-vous essayer avec vos vraies salles avant de vous engager ?
Questions
Faut-il passer un marché public ?
Cela dépend du montant et de vos règles internes ; votre service des marchés vous le dira. Un essai sans engagement permet de juger avant toute procédure.